Положение о секторе «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района
Приложение № 4
к распоряжению Администрации
Красносулинского района
от 26.12.2020 № 286
ПОЛОЖЕНИЕ
о секторе «муниципальный архив»
Администрации Красносулинского района
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация Красносулинского района (далее – Администрация района) образует в своём составе сектор «муниципальный архив» (далее - сектор), выполняющий функции муниципального архива.
1.2. Сектор является структурным подразделением Администрации района без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации района в установленном порядке; может иметь печать для удостоверения архивных копий, архивных выписок и справок социально - правового характера.
1.3. Функции по контролю и координации деятельности сектора осуществляет управляющий делами Администрации Красносулинского района в соответствии с распределением обязанностей.
По организационно-методическим вопросам сектор взаимодействует с Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (далее - Комитет).
1.4. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации, нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархив), Уставом Ростовской области, областными законами Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, приказами и иными правовыми актами Комитета, Уставом муниципального образования «Красносулинский район», муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.
1.5. Штатная численность работников сектора утверждается главой Администрации Красносулинского района.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение сектора осуществляется за счёт средств бюджета Красносулинского района и субвенции из областного бюджета на осуществление государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных документов, относящихся к государственной собственности, средства от которой идут на выплату заработной платы с нормативными отчислениями на нее специалисту первой категории, выполняющему функции специалиста по работе с документами по личному составу.
1.7. Администрация района обеспечивает сектор помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание, создание необходимых условий труда работников сектора и условий пользователям для работы с архивными документами.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКТОРА
Основными задачами сектора являются:
2.1. Осуществление на территории Красносулинского района полномочий муниципального образования по решению вопросов местного значения в области архивного дела.
2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учёта архивных документов, подлежащих постоянному хранению.
2.3. Комплектование сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Красносулинского района и Ростовской области в целом.
2.4. Организационно - методическое руководство организацией работы архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Красносулинского района, муниципальных организаций, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Красносулинского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.
2.6. Реализация отдельных государственных полномочий органов местного самоуправления по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и находящихся на территории Красносулинского района, при наделении ими Администрации района в установленном порядке.
3. ФУНКЦИИ СЕКТОРА
Сектор в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Анализирует состояние архивного дела на территории Красносулинского района.
3.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию текущих планов развития и совершенствования архивного дела в Красносулинском районе.
3.3. Обеспечивает подготовку проектов правовых актов и иных предложений по вопросам развития и совершенствования архивного дела в Красносулинском районе.
3.4. Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;
архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ростовской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе документов личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности сектора.
3.5. Сектор может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают на хранение в сектор в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и сектором, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
3.7. Комплектование сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Красносулинского района, в т.ч.:
составление списков организаций-источников комплектования сектора, утвержденных Администрацией района и согласовываемых Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области, систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в сектор;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе.
3.8. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
проведение обследования состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования сектора и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и представление в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области поступивших от организаций описей дел по личному составу;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводства, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов, ответственных за делопроизводство.
3.9. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного сектора по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;
исполнение тематических, социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3.10. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации района в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Ростовской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3.11. Архивохранилище документов по личному составу:
принимает документы по личному составу от ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемников, деятельность которых ограничена территорией муниципального образования независимо от форм собственности и их предшественников, а также организаций-источников комплектования;
хранит и обеспечивает сохранность документов, принятых в сектор;
ведет учет хранящихся в секторе документов, представляет в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области в установленном порядке сведения о составе и объеме фондов сектора;
составляет и ведет картотеку о местонахождении документов по личному составу ликвидированных предприятий, а также действующих предприятий, расположенных на территории района;
оказывает учреждениям, организациям, предприятиям методическую и практическую помощь в проведении экспертизы и упорядочения документов, проводит обработку и описание документов, поступивших в сектор в неупорядоченном состоянии;
участвует в проведении семинаров по повышению квалификации работников учреждений, организаций и предприятий по вопросам работы с документами по личному составу;
создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат (описи, каталоги, указатели и т.п.) к документам по личному составу, хранящимся в архиве;
организует использование документов: в установленном порядке выдает учреждениям, организациям, предприятиям документы во временное пользование; исполняет запросы граждан; исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий; выдает по заявлениям граждан архивные справки, копии, выписки, подтверждающие трудовой стаж, размер заработной платы и другие сведения, необходимые для оформления пенсий гражданам и решения других социально-правовых вопросов;
выдает архивные справки о не сохранности документов по личному составу;
консультирует граждан и организации по вопросам местонахождения документов по личному составу;
осуществляет поиск документов по личному составу, запрашивает от структурных подразделений администрации, архивов организаций-источников комплектования сведения, необходимые для исполнения запросов граждан.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
Сектор для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:
4.1. Представлять Администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию сектора.
4.2. Вносить в Администрацию района и Комитет предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов организации архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.4. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, конкурсах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией района и ее структурными подразделениями.
4.6. Осуществлять наблюдение за состоянием архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования в пределах предоставленных полномочий, в ходе которых давать рекомендации по устранению выявленных недостатков в организации хранения документов и улучшению организации архивного дела и делопроизводства.
4.7. Ставить перед Администрацией района, Комитетом вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц за нарушение архивного законодательства.
4.8. Осуществлять отдельные государственные полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела.
4.9. Взаимодействовать со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации района, администрациями сельских поселений, учреждениями и организациями независимо от форм собственности, музеями, общественными организациями, Комитетом по вопросам обеспечения сохранности, комплектовании, учета и использования документов Архивного фонда.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКТОРА
5.1. Главный специалист сектора несет персональную ответственность за выполнением задач с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.
5.2. Работники сектора несут ответственность за выполнение служебных обязанностей в пределах своих должностных инструкций.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Сектор осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации района, администрациями поселений Красносулинского района, их должностными лицами, представительным органом местного самоуправления, Правительством Ростовской области, Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области, а также предприятиями, организациями и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
Сектор возглавляет главный специалист, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации Красносулинского района по согласованию с Комитетом.
Сотрудники сектора назначаются на должность и освобождаются от должности главой Администрации Красносулинского района.
Во время отсутствия главного специалиста сектора (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) его обязанности исполняет специалист первой категории.
При смене главного специалиста сектора прием-передача дел производится специальной комиссией, созданной распоряжением Администрации Красносулинского района. Акт приема-передачи дел утверждается главой Администрации Красносулинского района и представляется в Комитет.
Деятельность сектора в области обеспечения сохранности, организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов организуется в соответствии с правилами и инструкциями Федерального архивного агентства (Росархива), методическими рекомендациями Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, планов работы, утверждаемых Администрацией района с учетом рекомендаций Комитета, настоящим Положением.
Ликвидация или реорганизация сектора осуществляется главой Администрации Красносулинского района по согласованию с Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области.
Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого сектора, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Ростовской области.
Реорганизация и прекращение деятельности сектора осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Управляющий делами Администрации района И.Ю. Кишкинова